Como fazer a gestão de equipes externas?

João Cunha - especialista em estratégias de T&D

Descubra como otimizar a gestão de equipes externas para a sua empresa e entenda quais são os principais desafios do modelo de trabalho home office

A pandemia do Covid-19 fez com que muitas relações mudassem no ano de 2020, principalmente quanto às formas de trabalho. O regime de home office foi uma opção viável para muitas empresas e estende-se até os dias de hoje. Porém, um desafio que surgiu em meio a esse cenário (e que já era comum em empreendimentos que adotavam esse modelo de trabalho) é a gestão de equipes externas.

Você, responsável pelo monitoramento dos colaboradores de uma empresa, certamente entende sobre o que estamos falando. Por isso, neste artigo vamos falar sobre essa nova realidade, além das principais dificuldades que as empresas enfrentam com o serviço home office e estratégias para otimizar a gestão de equipes externas.

Se você ficou curioso com o assunto, continue aqui e acompanhe! 

Gestão de equipes externas: uma realidade no mundo empresarial

A aceleração da transformação digital foi uma realidade obrigatória para a maioria das empresas no ano de 2020. Devido às problemáticas que a pandemia trouxe para o mundo, as empresas se viram obrigadas a mudar o regime de trabalho e permanecer com quase todos os seus colaboradores no modelo home office ou híbrido. 

A tecnologia foi responsável para auxiliar em situações em que treinamentos essenciais já estavam marcados e que podiam acontecer de forma virtual. Só que gerir times fora de um escritório não é fácil: problemas de comunicação são constantes, além da falta de acompanhamento do trabalho em tempo real e outras situações.

Apesar de muitos colaboradores sentirem que o regime home office otimizou o trabalho, já que não era necessário o deslocamento para um escritório, houve uma falta de compatibilidade na hora de se comunicar e manter os projetos em sintonia. Afinal, a gestão de equipes externas é completamente diferente do ambiente presencial, o que gerou novos desafios para os gestores.

Quais são os desafios da gestão de equipes externas?

Durante o período de adaptação para o home office, muitos gestores tiveram alguma dificuldade para monitorar equipes externas Mesmo que trabalhar de casa pareça fácil, o acompanhamento pelos responsáveis da organização é uma tarefa difícil de se realizar corretamente, ainda mais em relação aos times distribuídos por diferentes cidades do país. 

Alguns dos problemas mais comuns, que se repetem frequentemente entre entre os times de um escritório são: 

Acompanhamento do trabalho

Com o funcionário trabalhando em casa, o acompanhamento das tarefas se torna mais complicado e não há como garantir como o colaborador irá dividir seu tempo. O mesmo pode estar usando as redes sociais, realizando outras tarefas ou até mesmo sem fazer nada. Com isso, cabe ao gestor cobrar o colaborador e esperar que ele entregue os serviços dentro de um tempo estipulado.

É importante ressaltar que faz parte da gestão de equipes externas entender que o trabalho home office possui suas peculiaridades e que respeitar o espaço do funcionário é necessário. Problemas como falta de luz, falta de conexão ou até mesmo um ambiente impróprio para trabalho são frequentes. 

Dificuldade de comunicação

A dificuldade na comunicação é outro problema recorrente entre times externos. Mesmo que haja uma ferramenta que mostre quando o funcionário está disponível ou não, o gestor não consegue ter clareza devido à falta de contato “olho no olho” que uma empresa física proporciona. 

Também torna-se difícil separar o diálogo menos pessoal nessa modalidade, que às vezes tira o foco do trabalho de um colaborador.

Dificuldade para alinhar a operação

Como existem problemas com o acompanhamento do trabalho e a dificuldade na comunicação, certamente haverá dificuldade para alinhar a operação. 

Uma vez que nem todos conseguem se sintonizar corretamente no trabalho externo, o reflexo disso é visto no desenvolvimento de uma tarefa, com a possibilidade de entregas atrasadas ou, até mesmo, completamente erradas. 

Como otimizar o processo de gestão de equipes externas?

Para você que é responsável em realizar a gestão de equipes externas, mesmo que haja algumas dificuldades na adaptação para esse modelo de trabalho, não desanime! 

Existem métodos que podem ajudá-lo a gerir os colaboradores que trabalham fora do ambiente de escritório e que podem até mesmo servir como ferramentas de monitoramento para todos os funcionários de uma empresa, independente do nível hierárquico. São elas:

  • Defina prazos, metas e entregas para garantir mais coesão no acompanhamento e entregas bem feitas. Além disso, os colaboradores podem utilizar desse método para realizar uma média de tempo gasto para desenvolver cada tarefa;
  • Estabeleça uma política de trabalho externo semelhante a de um ambiente de escritório, mas que respeite as peculiaridades que o sistema home office oferece;
  • Invista na comunicação, seja por meio de aplicativos de mensagens corporativos ou rituais e reuniões de rotina;
  • Use a tecnologia a seu favor, já que a transformação digital veio para oferecer ferramentas úteis às empresas. Elas são fundamentais para o acompanhamento e desenvolvimento dos colaboradores;
  • Invista na capacitação dos profissionais, uma vez que eles precisam continuar a se especializar mesmo diante desse novo cenário em que vivemos. O regime remoto permite que o colaborador seja treinado de onde se encontra, sem a necessidade de se deslocar — ou seja, é uma oportunidade única de aprendizagem. 

Conclusão

Para que você tire o máximo de proveito e faça uma gestão de equipes externas de qualidade, fale agora mesmo com a Skore!

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