Onboarding: o que é e como aplicar na entrada de colaboradores?

Rico Katayama - especialista em Gestão de RH

Descubra o que é onboarding e como colocar esta metodologia em prática principalmente para empresas que ainda trabalham em regime home office

O ano de 2020 foi um marco para o mundo devido ao Covid-19. O vírus fez com que as relações mudassem completamente, principalmente diante do isolamento social que se estende até os dias de hoje. Diante desse novo cenário, as empresas precisaram repensar vários processos com a migração para o trabalho remoto. Um deles, e talvez o mais desafiador, é o onboarding de novos colaboradores

Para os profissionais de Recursos Humanos, que são responsáveis pela contratação e imersão de novos funcionários a uma empresa, adotar o modelo remoto de inserção dos recém-chegados exigiu muita criatividade e pesquisa para realizar isso de forma completamente online, garantindo uma recepção calorosa e inserindo o colaborador na dinâmica da empresa.

Neste artigo, vamos apresentar o que é onboarding e como funciona sua modalidade digital dentro das empresas. Você também irá entender os benefícios desse modelo de imersão de novos colaboradores e como implementá-lo de maneira eficaz à sua empresa.

Ficou interessado no assunto? Continue com a leitura e acompanhe! 

O que é onboarding?

Um novo colaborador não pode simplesmente chegar à empresa e começar a trabalhar sem explicações sobre a sua função, estrutura da organização e valores do ambiente de trabalho. A imersão desta pessoa é uma forma de incluí-lo verdadeiramente ao negócio e de realizar o onboarding.

Essa palavra em inglês significa, em uma explicação livre, maneiras de mostrar como é a empresa para o novo funcionário. Isso é primordial para que ele se integre ao time e saiba desenvolver os seus serviços da maneira mais indicada para o negócio.

Durante esse período podem haver treinamentos, como de upskilling e reskilling. O intuito é incluir o colaborador ao seu novo ambiente de trabalho, colocar as suas habilidades em prática e, se for o caso, aprofundar os seus conhecimentos em determinada área. 

O que é onboarding digital?

O onboarding digital é uma forma que as empresas encontraram de integrar um novo membro ao time, apresentando os valores do negócio e sua função naquele ambiente sem a necessidade de fazer isso presencialmente.

No contexto atual, este modelo se tornou primordial. A migração do ensino e aprendizagem para o ambiente digital cresce cada vez mais, o que impacta outras áreas de desenvolvimento e da atuação do time de gestão de pessoas. Por meio de onboardings remotos ou híbridos, é mais fácil chegar ao resultado com o colaborador e fazer com que ele se torne parte do time o mais breve possível.

Quais os desafios do onboarding digital?

Não pense que o onboarding, por ser remoto, acontece de forma simplificada. Apesar do RH planejar para que o novo colaborador se sinta em casa, existem muitas questões que podem interferir nessa imersão, como a própria andragogia, que é o aprendizado contínuo de pessoas adultas.

Alguns desafios são comuns no onboarding digital, como acertar o modelo ideal para inclusão de um colaborador novo, definir uma plataforma que possa ser personalizada de acordo com os objetivos do processo, estabelecer quais são as informações mais relevantes para passar ao recém-chegado e como fazer isso da forma mais didática possível, além de pensar na infraestrutura que a pessoa tem em casa, como o acesso a um computador e internet, oferecendo os equipamentos e recursos necessários para que o colaborador consiga se integrar à empresa  .

Na hora de gerir a integração deste funcionário é preciso colocar todos estes pontos numa lista. Assim, é primordial que a empresa mostre seus valores e apresente tudo que é necessário para o novo funcionário realmente se sentir incluso naquele espaço. 

Quais os benefícios do onboarding digital?

O onboarding digital, apesar de ser uma grande aposta, também traz uma série de benefícios principalmente quando falamos sobre como trilhar o caminho da produtividade e mostrar o aprendizado dentro do espaço de trabalho.

Por isso, separamos aqui algumas das vantagens que você encontra com esse modelo de inclusão remota. Quando feitas com a tecnologia e ferramenta correta, vão fazer com que sua empresa invista ainda mais nessa metodologia para inserir um novo membro de maneira digital. 

Diminuição do tempo de ramp-up

O tempo de ramp-up é aquele gasto para o novo colaborador desempenhar de forma assertiva e eficiente as principais responsabilidades do seu cargo e trazer resultados para a empresa.

Com o onboarding, o prazo para entregar trabalho de qualidade é reduzido, uma vez que o funcionário consegue se adaptar melhor ao emprego e entender de vez o que precisa fazer dentro da empresa. É um investimento para que o novo membro traga resultado ainda mais rápido. 

Integração da equipe

Esse processo é primordial para integrar o novo colaborador à equipe em que irá trabalhar, além de mostrar como funciona o organograma da empresa e familiarizar o funcionário à rede de colaboração.

É importante salientar que o RH deve trabalhar com bastante cuidado este ponto quando se trata do onboarding remoto. Os novos funcionários precisam de interação com outros colaboradores da empresa para que se sintam parte daquele lugar. Colocar, então, os parceiros de time nesse processo é fundamental. 

Colaboradores mais motivados

Com um onboarding digital bem feito, certamente os colaboradores que entraram agora na empresa estarão mais motivados e vão manter esse pique até mesmo nos treinamentos e demais capacitações que acontecem dentro da empresa, seja de forma remota ou presencial.

Isso ocorre porque eles realmente conseguem entender a visão do negócio e quais são as suas responsabilidades junto ao time que vai atuar e a empresa como um todo. Isto estimula o funcionário a se empenhar no trabalho. 

Estímulo para o novo funcionário

Durante um onboarding é possível estimular o funcionário com treinamentos ou capacitações específicas dentro da área em que ele está entrando. Isso pode garantir mais engajamento e estímulo, deixando-o confortável na área e por dentro dos seus novos desafios. 

Alinhamento de cultura e propostas

Um tópico importante é a adequação do onboarding aos valores da empresa, que precisam ser respeitados para que haja uma parceria valiosa entre a organização e o novo funcionário. 

O RH, deve intermediar o alinhamento de cultura e propostas entre o colaborador e a empresa já durante o processo seletivo. Reforçar esses pontos durante o onboarding pode fazer com que os dois lados ganhem o que querem e alcancem  os resultados que estão em busca.

Retenção de talentos e redução do turnover

O onboarding digital permite estimular o colaborador a desenvolver e aprofundar as suas habilidades, o que torna a retenção de talentos maior. Muitas vezes a rotatividade dos funcionários dentro de uma empresa é grande, pois eles não entendem bem o que precisam desempenhar no seu cargo ou não conseguem trabalhar por falta de informações.

Por isso, separar um período de aprendizagem, em que há um tutor ao lado do colaborador mostrando quais são as atividades desenvolvidas dentro da empresa, faz toda a diferença na hora de gerar uma retenção de talentos. Investir nesse tipo de integração e inclusão é uma excelente ferramenta por parte dos setores de RH.

Como implementar o onboarding?

Pensando na evolução das tecnologias para o futuro e formas de implementar essa metodologia, agora vamos mostrar como o RH pode instaurar esse modelo de integração dentro de uma empresa para o acolhimento dos recém-chegados

Conte a história da empresa e metodologias

Como passo básico de um onboarding, o RH deve contar a história da empresa e mostrar as metodologias de administração, logística, financeira, jurídica, marketing e outros setores que estão dentro daquele espaço. Deixe claro se o negócio é novo no mercado, se já é bastante representativo na área, se utilizam métodos ágeis, entre outras informações.

Esse é o mínimo que deve haver durante um onboarding para que o novo colaborador entenda como funciona a estrutura da empresa, onde e como ele encontra as pessoas de outros times, quais são os planos do negócio a partir da sua entrada e como são praticados os valores da empresa. 

Explique o que é ou não permitido

Explique o que é permitido ou não dentro daquele ambiente de trabalho, mesmo que ele seja completamente remoto. A compliance neste momento é primordial, uma vez que ela mostra as normas de um negócio e treina os colaboradores a seguirem sempre o manual de valores da empresa.

Faça apresentações da equipe 

Mesmo que seja em regime home office, ninguém trabalha para uma empresa de maneira solitária. O setor de RH deve se responsabilizar pela integração dos novos funcionários à equipe e mostrar que o trabalho é ainda mais produtivo e interessante quando acontece de forma unida.

Uma boa estratégia é apresentar a equipe em que o colaborador irá atuar para que ele se familiarize com os integrantes e que se sinta mais confortável ao espaço de trabalho. 

Esclareça antes as atribuições do cargo e benefícios

Antes que o processo de onboarding  seja posto em prática, é fundamental que o RH já disponibilize os benefícios para o colaborador e coloque-o em suas atribuições de cargo para praticar e entender como funciona a empresa.

Muitas vezes, na divulgação da vaga, as informações não são passadas por completo e a pessoa acaba se inscrevendo sem ao menos saber o que é oferecido. Por isso, durante esse momento é necessário que tudo seja explicado e esclarecido. 

O onboarding não pode servir como etapa em que a empresa explica quais são as atribuições e benefícios de um funcionário. Isso deve vir muito antes.

Use a tecnologia como aliada 

Para adaptar o onboarding à mentalidade da geração Y e até mesmo à nova realidade em que vivemos, é primordial adotar ferramentas de tecnologia que proporcionem capacitações, treinamentos e até mesmo iniciações no ambiente de trabalho de forma remota e com utensílios tecnológicos.

Ferramentas como plataformas digitais com diversas funcionalidades ou gamificação de treinamentos são excelentes apostas para quem busca aplicar a tecnologia em capacitações dentro de uma empresa.

Entendemos até aqui que esse é um processo extremamente importante para as empresas. O RH deve proporcionar um momento de inclusão de novos funcionários ao ambiente de trabalho para que ele se sinta parte daquele time e para que desenvolva as suas habilidades mais rapidamente.

O onboarding digital é uma excelente forma de fazer isso principalmente no cenário em que vivemos atualmente. Por isso, se você está em busca de parceiros que proporcionem uma plataforma de aprendizagem única para dentro da sua empresa, conheça a Skore!

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