O que são e como implementar KPIs?

Lucas Loconte - especialista em operação de T&D

Entenda o que os KPIs representam para as empresas, quais seus benefícios e os principais exemplos de sua implementação no RH

O uso de KPIs (sigla em inglês para Key Performance Indicator, que pode ser traduzido como indicadores chave de desempenho) é imprescindível para quantificar os resultados de uma empresa e determinar o sucesso de suas ações.

Eles podem ser empregados em diferentes áreas e departamentos de uma mesma organização. 

A principal função dos KPIs é a de conferir métricas que embasam determinados investimentos ou estratégias.

No setor de Recursos Humanos, que será o foco deste artigo, eles são de suma importância para apontar os gargalos, acertos, oportunidades e pontos passíveis de melhorias nas atividades relacionadas ao recrutamento, retenção e desenvolvimento de talentos. 

Confira os benefícios, exemplos e meios de implementação dos indicadores chave de desempenho no RH. Além é claro do conceito preciso sobre o que um KPI é em geral. 

O que são os KPIs? 

Um KPI é basicamente todo indicador ou métrica que auxilia a quantificar o desempenho das atividades de uma empresa, de seus funcionários ou de determinados setores.

Esses indicadores permitem monitorar se determinado processo ou ação traz os resultados esperados, se estão sob controle e quais os objetivos e melhorias que podem ser estabelecidos a partir deles. 

Cada KPI pode variar de acordo com o departamento, ação ou meta a que está relacionado, mas em geral visa otimizar seus investimentos, bem como os trabalhos realizados sobre as mesmas. 

De forma resumida, os KPIs avaliam se as iniciativas voltadas ao gerenciamento de performance estão funcionando de acordo com as metas e ações da empresa. Sendo assim, os exemplos podem incluir diversos casos:

  • Número de visitantes no blog, caso o setor analisado seja o de marketing;
  • ROI de investimentos na qualificação de vendedores, caso a área seja de vendas;
  • Retenção de talentos, caso seja uma métrica da área de RH.

Benefícios dos KPIs

Como os níveis de competitividade no mercado crescem diariamente, os negócios capazes de mensurar suas ações e de diminuir sua incidência de erros saem na frente da concorrência.

No departamento de Recursos Humanos, assim como em qualquer setor de uma organização, é imprescindível que os profissionais saibam quais estratégias devem seguir, com base em informações coletadas e analisadas a respeito da realidade de suas atividades.

Em geral, quando a atuação do RH é baseada em KPIs, uma série de benefícios podem ser garantidos, como:

  • Mais assertividade e coerência na tomada de decisões;
  • Otimização das tarefas cotidianas;
  • Melhorias nos resultados dos recursos humanos da empresa;
  • Redução e eficiência de custos em contratações;
  • Qualificações mais produtivas;
  • Melhoria do clima organizacional;
  • Redução de turnover e fortalecimento da marca enquanto contratante.

A partir dessas vantagens, os indicadores de qualidade podem funcionar de maneira análoga nos demais departamentos em que são utilizados.

Exemplos de KPIs

Quando tratamos sobre a área de Recursos Humanos, os KPIs podem abranger as diferentes frentes em que seus profissionais atuam.

Isso significa que as taxas de absenteísmo, o índice de reclamações trabalhistas, a retenção de talentos, rotatividade de profissionais, produtividade, entre outras semelhantes, podem servir como base para que as estratégias de RH sejam mais efetivas. 

Contudo, para demonstrar como os indicadores de desempenho podem ser específicos e atender a importantes demandas de um negócio, vamos exemplificar seu uso no segmento de educação corporativa. Confira: 

KPI de investimentos em treinamentos

Sempre que uma organização investe para treinar seus funcionários, ela faz isso para que os mesmos gerem mais valor e deem retornos diante dos objetivos propostos.

Para determinar se a produtividade de uma equipe que foi treinada é a esperada, é preciso quantificar o desempenho dos colaboradores e a eficácia do curso ou prática ministrada.

Assim, um KPI de investimentos em treinamentos pode ser analisado por meio de métricas como:

  • Média de treinamentos por profissional;
  • Taxa de abandono e de adesão;
  • Performance específica de quem foi treinado, para fins de comparação. 

KPI de avaliação de aprendizagem

Já no caso do KPI de avaliação de aprendizagem, a finalidade é que o RH consiga determinar o quanto os colaboradores foram capazes de absorver os conteúdos propostos durante as ações de treinamento e desenvolvimento.

Para isso, as métricas podem ser definidas a partir de avaliações, feitas ao fim do treinamento ou ainda em duas etapas, seja antes e depois da capacitação, ou entre funcionários que realizaram o programa de qualificação e outros que não fizeram, para comprar seus resultados. 

KPI de ROI de treinamentos

A métrica de Retorno sobre Investimentos, como o próprio nome indica, serve para apontar quais foram os ganhos obtidos a partir de determinado investimento.

No caso dos treinamentos, vamos tomar como exemplo um curso de vendas, ministrado para que os colaboradores aumentem sua capacidade de gerar conversões junto aos clientes.

Para determinar o ROI desse programa, basta subtrair do valor das receitas geradas ao fim da capacitação o custo com o treinamento, e então dividir o valor novamente pelo custo.

Por exemplo, se o curso de vendas custou R$ 10.000,00 à empresa, que gerou vendas somadas de R$ 50.000,00 depois do período previsto, basta aplicar: 50.000 - 10.000 = 40.000 / 10.000 = 4. Portanto, o ROI do exemplo foi de 400%. Ou seja, a empresa lucrou 400% a mais do que investiu no treinamento.  

Erros mais comuns 

Mesmo que sejam dotados de inúmeras vantagens, os KPIs podem se tornar redundantes caso sejam analisados de maneira equivocada. 

Entre os erros mais comuns, está a falta de critério e de correlação na escolha dos indicadores de qualidade.

Por exemplo, de nada adianta medir os resultados financeiros de uma organização, caso não existam KPIs também ligados aos seus processos internos, que podem estar diretamente relacionados às variações de seus ganhos.

Voltando aos exemplos dos treinamentos, a eficiência das capacitações só pode ser determinada caso os níveis de permanência e de engajamento dos colaboradores sejam comparados às suas avaliações de aprendizado.

Além da questão de critério, os indicadores também não podem ser engessados e inflexíveis. 

Isso porque, os diferentes departamentos das empresas devem estar abertos a aderir a novos indicadores de qualidade e a transformá-los de acordo com a realidade e as demandas presentes do negócio.

Os KPIs de uma campanha de marketing ou de uma ação de qualificação podem não fazer mais sentido meses depois de sua implementação, por exemplo.

No mesmo sentido, acompanhar constantemente os resultados de aprendizado pode não fazer sentido quando a necessidade imediata da organização é reconhecer os fatores que estão travando suas vendas. 

Em resumo, cada indicador precisa resolver as necessidades do negócio e de seus profissionais, e é preciso que a análise seja adaptada às transformações que o mercado ou a organização interna impõem constantemente.

Abaixo, confira como um novo indicador de desempenho pode ser definido. 

Como implementar na prática? 

Em primeiro lugar, a análise de KPIs demanda uma infraestrutura adequada, desde os recursos empregados para coletar as informações, até a capacitação dos profissionais envolvidos e os sistemas utilizados para analisar os dados obtidos.

Além disso, é imprescindível que todo indicador chave de desempenho seja mensurável, verificável, objetivo, calculável, tenha valor e esteja ligado a um objetivo específico.

Por exemplo, se um KPI for definido apenas como “produtividade dos colaboradores”, não é possível atribuir números para que ele seja calculado, quantificado e alinhado a uma meta.

Por sua vez, KPIs como “itens vendidos por colaborador”, “relação de custos e receitas por funcionário”, “índice de lucratividade”, entre outros semelhantes, são quantificáveis, estão atrelados a atividades específicas e podem servir para determinar o quão produtivo o quadro interno é.

Em termos de valor, é importante que os KPIs realmente sejam relevantes para os objetivos do negócio, uma vez que eles servem justamente para direcionar suas estratégias. 

Uma vez definidos, os KPIs devem ser analisados dentro do período determinado, e a análise de seus indicadores precisam funcionar como subsídios para melhores decisões internas e definição de melhorias. 

Em poucas palavras, sempre que uma área, processo ou departamento tiver um KPI atrelado a ele, é necessária uma rotina para coletar seus dados, analisá-los e, a partir deles, definir novas ações de aprimoramento. 

Agora que você está apto a criar bons indicadores de qualidade, não deixe de aplicá-los em prol do sucesso das diferentes frentes de sua organização.

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